층간소음이 발생하게 되어 관리사무실에 연락이 왔을 때 관리사무소 직원의 초기 전달 및 중재자의 역활을 하게 됩니다. 층간소음으로 감정이 서로 격해지기 전에 층간소음으로 인한 다툼을 막을 수 있다면 큰 감정 싸움으로 커지지 않을 수 있습니다.
초기에 민원을 접수하고 전달하는 관리사무소 직원의 역활이 매우 중요하다고 볼 수 있습니다. 이번 시간에는 관리사무소에서 민원을 접수하고 처리하는 단계에 대해서 설명드리겠습니다.
먼저 층간소음과 관련된 법령 내용부터 살펴보시는 것을 추천드립니다.
층간소음 민원접수 및 처리 단계
층간소음으로 민원이 접수되면 관리사무소에서 처리하는 단계의 순서는 다음과 같습니다. 각 단계는 단지마다 다르게 운영할 수 있습니다. 관리사무소에서는 당사자의 개인정보 및 사생활이 보호될 수 있도록 주의를 기울여야 합니다.
- 민원 접수
- 소음 피해 상황 확인
- 방문 통보
- 1차 현장방문
- 전화 중재
- 2차 현장방문 및 중재
1. 민원 접수
피해를 호소하는 입주민의 말에 공감을 하는 것이 중요합니다. 소음으로 인해 민원인의 정신적, 육체적 고통에 대해 이해하고 충분히 그럴 수 있다는 공감 표현을 통해 민원인에게 관리사무소에서 층간소음 해결에 적극적인 모습을 보여줍니다.
2. 소음 피해 상황 확인
민원을 접수한 뒤에는 현장을 방문해야 합니다. 소음의 근원이 바로 윗집으로 추정하는 경우가 대부분이지만 실제적으로 파악해보면 그렇지 않은 경우도 상당수가 있습니다.
- 층간소음 발생 내용 확인 : 소음원, 소음 시간대, 소음 내용, 소음이 들리는 장소
- 층간소음 민원 기록일지 작성 : 확인한 내용을 기록일지에 작성합니다.
- 이전 민원 내용 확인 : 층간소음 문제는 피해자의 심리에 큰 영향을 줍니다. 이전에 직접 항의를 통해 감정이 상한 적은 없는지, 관리사무소를 통해 항의한 적은 업는지 확인합니다. 만약 감정이 상한 경우가 있다면 중재하는 사항이 달라지게 됩니다.
- 직접 항의 자제 요청 : 층간소음에 대해 제3자의 개입 없이 직접 항의하다 보면 불필요한 오해와 다툼이 발생해 더 큰 감정 싸움이 될 확율이 높습니다. 민원을 접수할 때 직접 항의하지 않도록 안내를 하고 직접 항의해야할 상황이라면 관리사무소 직원과 함께 동행하도록 합니다.
3. 방문 통보
관리사무소 직원이 직접 층간소음 발생 장소를 가서 내용을 파악하는 것은 제3자인 중재자로서 소음 상황을 객관적으로 파악하기 위함입니다. 방문가능 일정을 민원인과 협의 후 방문 통보를 합니다.
4. 1차 현장방문
1차 현장방문 시 관리사무소장이 직접 방문하는 경우 피민원인이 부담을 느낄수 있으므로 직원이 먼저 방문하도록 합니다. 소음 내용을 층간소음 민원 일지에 기록하고 이전에 관리사무소를 통해 민원을 제기한 적이 있다면 이전에 작성한 내용을 참조합니다.
5. 전화중재
위와 같이 확인한 내용을 토대로 관리사무소장이 직접 전화를 합니다. 단순히 항의 민원을 전달하는 것이 아니라 중재자의 역할임을 생각하고 합의점을 찾아야 합니다.
소음 발생에 대해 구체적으로 이야기하며 직접적으로 소음을 줄이는 데 도움이 될만한 내용을 전달합니다. 또한 다른 세대에서 발생한 층간소음 해결 내용을 알려주는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.
6. 2차 현장 방문
1차 중재 이후에 지속적으로 민원이 제기된다면 2차 현장방문을 합니다. 2차 방문 시에는 관리사무소장이 직접 방문해 진행 사항을 확인하고 미흡한 부분을 중재하는 것이 좋으며 일지에 기록합니다.
7. 층간소음 피해 지속 시
아파트 단지 내 층간소음 관리위원회 안내 또는 층간소음 관련 외부기관 안내를 진행합니다.
이것으로 층간소음 민원이 발생했을 때 관리사무소의 민원 처리 방법에 대한 내용을 마치도록 하겠습니다.
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